SMART EVENTS: Hacia una gestión inteligente de eventos deportivos internacionales 

Por Mariola Zarco (estudiante del Máster en Ingeniería Informática).

La mayoría de nosotros en algún momento u otro hemos oído hablar de los conceptos Smart Phone y Smart Building, pero quizás no tanto acerca de Smart City¹ (Open o no), IoT (Internet of Things), ni mucho menos de Industria 4.0² o de Smart Event (sobre todo aquellos no tan familiarizados con el ámbito tecnológico). 

Ya sea el próximo Mundial de fútbol en Qatar 2022 este invierno, o los próximos Juegos Olímpicos de París 2024, estos eventos se enfrentan a cuestiones importantes relativas a la eficiencia en su gestión. Parte del trabajo de control de esta eficiencia se solventaría recabando información sobre el evento por mecanismos que apliquen el uso de dispositivos, plataformas y tecnologías vinculadas con IoT. La cuestión es que a día de hoy no disponemos de marcos de trabajo en esta área que puedan ser utilizados de manera homogénea en el sector y los organizadores acaban siendo bombardeados con propuestas de difícil integración por las propias características intrínsecas de los eventos, como pueden ser un presupuesto limitado, una fecha de realización muy concreta y, en la mayoría de los casos, la fugacidad de tratarse tan sólo de una única edición en un mismo país, en unas mismas instalaciones o bajo unas mismas condiciones. 

Únicamente aquellos que trabajamos entre bambalinas somos conscientes de la cantidad de gente que se necesita para gestionar un evento de tales características, y las dificultades que acarrea por falta de soluciones tecnológicas de soporte. Quizás de cara al público, únicamente se conozcan casos graves de deficiencias en la organización como el de la gestión de la seguridad en la Final de la Champions League en París el pasado mes de mayo, pero puedo asegurar después de 12 años trabajando en eventos internacionales que la gestión del flujo de personas en las áreas de un evento (organizadores, asistentes, personal, seguridad, limpieza…) es fundamental para que éste se desarrolle con éxito. En el ámbito científico, algunos autores han comenzado a proponer recientemente la aplicación de dispositivos IoT para la gestión de zonas con tránsito de personas, como los aparcamientos³, pero aparte de unas meras referencias aisladas no existe hasta la fecha un estudio detallado de las oportunidades y beneficios que presentaría la aplicación de este tipo de tecnologías.  

Sin embargo, fuera de lo que es la propia gestión del evento, sí que se puede percibir como poco a poco los eventos van haciéndose eco de algunas de ellas. Por ejemplo, París 2024 va a implementar por primera vez el uso de gemelos digitales⁴ para realizar simulaciones de tiros de cámara, detectando sombras. La posibilidad de realizar un estudio a un año vista de la incidencia de los rayos solares a distintas horas del día y plasmarlo en un gemelo digital facilita mucho el posicionamiento de las cámaras para la toma de planos, así como la logística de las cámaras y ayuda a los operadores a buscar las opciones óptimas de localización para las grabaciones en directo. Otro uso de los gemelos digitales es la creación de las réplicas virtuales de sedes, de manera que las visitas a las instalaciones ya no se realizan físicamente (en algunos casos de más de 600 personas antes del inicio del evento), sino virtualmente. Esto da lugar a dos consecuencias positivas fundamentales: por un lado, el importante ahorro de costes en vuelos y mejoras en la sostenibilidad, reduciendo así el impacto medioambiental y, por otro, la capacidad de obtener un feedback más preciso y localizado sobre el propio gemelo en lugar de planos realizados por AUTOCAD con distintas nomenclaturas según el tipo de usuario final, facilitando así la visibilidad de interrelaciones entre los mismos.   

Además, también veo como los principales clubes de fútbol de nuestro país crean sus propios centros de innovación ^{5 6} e incluso ofertan másteres en los que describen el impacto detallado de las nuevas tecnologías en diversas áreas, como el Big Data, principalmente en el área de rendimiento (análisis estadístico y estratégico) y de comercialización o marketing (conocimiento de los fans para aumento de ventas). Fuera del fútbol también veo como en otros deportes como el baloncesto, el Baskonia⁷ se atreve incluso a coquetear con el metaverso⁸ o empresas como NBN23⁹ se hacen con la base del baloncesto a nivel europeo con un proyecto que empezó meramente digitalizando actas. 

En definitiva, hoy tenemos entidades deportivas dispuestas a dar el salto al cambio y la adopción de nuevas herramientas, más de las que quizás podemos pensar. Pero para que puedan ser aplicables en el terreno de la gestión de eventos deportivos a gran escala nos faltan, desde mi punto de vista, tres aspectos fundamentales: 

1. Integración y criterios de integración para las plataformas existentes. Hoy en día, muchas federaciones internacionales y clubes deportivos están desbordados intentando integrar en sus infraestructuras plataformas que les provean de servicios, con gran dificultad. La FIFA ha empezado a desarrollar internamente su propia plataforma de gestión de eventos, incluyendo todos los módulos que hasta la fecha subcontrataba con otras entidades, porque se han dado cuenta de que la propia gestión de sus datos, así como la seguridad de los datos que pueden obtener con un desarrollo interno y propio es mucho más importante que la relativa ventaja coste-beneficio que puede suponerles realizar una externalización.  

2. Formación tecnológica y técnica del personal que trabaja en ellas. A veces un director de evento o sus responsables de operaciones son abordados con propuestas que serían definitivamente muy útiles para la gestión del evento. La mera inercia del hacer las cosas como siempre, junto con la pereza de aprender algo nuevo y “parar” (aunque sea dar un paso atrás para coger carrerilla) y en muchas ocasiones la dificultad de poder explicar exactamente de qué manera la aplicación de estas tecnologías puede ayudar a solventar problemas, hace que las propuestas no sean consideradas como debieran.  

3. Una plataforma de intercambio de conocimiento experto técnico (informático) y del especialista en un área específica del evento (logística, seguridad, billetería…). Es decir, aunque un técnico informático pudiera hablar el idioma que habla un gestor de eventos y viceversa no bastaría, ya que dos personas no pueden definir un evento, pero si hubiera una plataforma de “traducción de necesidades/generación de ideas” bidireccional técnica/especialización estoy convencida de que serían muchas las soluciones que se podrían implementar reuniendo a dos equipos de técnicos informáticos y especialistas de eventos. 

Gracias al Máster de Ingeniería Informática de la ESI he podido descubrir protocolos como Zigbee, microprocesadores como Arduino para el diseño de dispositivos integrados, o conocer tecnologías como RFID para la identificación por radiofrecuencia, que me han permitido conocer en mayor profundidad las tecnologías IoT y ayudado a identificar potenciales soluciones a problemas operativos que existen en el sector profesional del que provengo¹⁰: gestión de eventos deportivos internacionales de gran escala, también conocidos como major events (eventos a gran escala) y espero poder realizar un Trabajo Fin de Máster (TFM) y Tesis Doctoral que pueda definir un marco de desarrollo adecuado para los mismos en los próximos años.  

Me gustaría terminar el artículo mencionando el proyecto de Smart ESI¹¹ dentro de nuestra Escuela, del que se ha puesto en marcha su primera fase a finales de este curso 2021-2022 que, aún en sus inicios, ayuda con su visibilidad a despertar el interés de muchos estudiantes viendo la aplicación inmediata de todo aquello que estudian y aprenden en clase. 

Referencias: 

[1] https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dam/jcr:8abd4551-4598-471c-8ee7-95a4a612bb0d/Open_Smart_Cities_Tecnologias_de_fuentes_abiertas_para_ciudades_inteligentes_2013.pdf 

[2] https://www.industriaconectada40.gob.es/Paginas/index.aspx  

[3] Kubler, Sylvain & Robert, Jérémy & Hefnawy, Ahmed & Cherifi, Chantal & Bouras, Abdelaziz & Främling, Kary. (2016). IoT-based Smart Parking System for Sporting Event Management. 104-114. 10.1145/2994374.2994390. 

[4] https://www.n3xtsports.com/insights-digital-twinning-paris-2024-and-oneplan/  

[5]  https://www.realmadridnext.com/next/home  

[6] https://barcainnovationhub.com/es/  

[7] https://www.baskonistas.com/baskonia-el-primer-club-europeo-que-se-une-al-metaverso/ 

[8] https://www.baskonia.com/baskonia-une-a-la-aficion-en-el-metaverso/  

[9] https://www.nbn23.com/es/fiba-europe-visita-las-oficinas-de-nbn23/ 

[10] https://www2.deloitte.com/us/en/pages/consumer-business/articles/internet-of-things-sports-bringing-iot-to-sports-analytics.html 

[11] Proyecto Smart ESI